Gli obblighi del franchisor e il trasferimento del know-how: l'importanza del manuale operativo

Il contratto di franchising è disciplinato dalla legge n. 129 del 6 maggio 2004, norma che contiene la definizione dell'affiliazione commerciale in franchising, tracciandone il perimetro in tema di condizioni, limitazioni e obblighi sia per il franchisor (affiliante) sia per il franchisee (affiliato).

Prima fra tutte, condizione necessaria perché un sistema di affiliazione commerciale possa essere lanciato sul mercato, è che l'affiliante abbia sperimentato sul mercato la propria formula commerciale (art.3)

Tale sperimentazione sarà la base per la creazione del know-how, il patrimonio di conoscenze pratiche non brevettate, derivanti dall'esperienza e da prove eseguite dall'affiliante, patrimonio che è segreto, sostanziale ed individuato (art.1): esso rappresenta lo strumento indispensabile per poter standardizzare le operazioni necessarie per la gestione del franchising da parte dello stesso franchisee, per consentirgli di realizzare quella formula commerciale e/o quel servizio che hanno trovato consenso presso i consumatori.

Di norma il know-how è contenuto nel manuale operativo, allegato al contratto, di cui costituisce parte integrante, condensato in formato cartaceo e/o consultabile online dall'affiliato.

l legislatore obbliga il franchisor a consegnare ai suoi affiliati tale documento: non prevedere, non solo la predisposizione, ma neanche la consegna di un manuale operativo, oltre a far correre il rischio di privare il franchisee di uno strumento indispensabile per lo svolgimento dell’attività, può portare anche spiacevoli conseguenze in sede di contenzioso rendendo annullabile il contratto e - più in generale - difficilmente dimostrabile il trasferimento del know-how.

Dall'altra parte, la legge impone al franchisee l'obbligo di riservatezza e di non diffusione del manuale operativo e dei suoi contenuti, che in ogni caso rimane di proprietà del franchisor.

Il manuale operativo, per l'affiliato, rappresenta la guida pratica per l'organizzazione del suo lavoro, per il raggiungimento dei suoi obiettivi economici e professionali in relazione all'attività oggetto del rapporto. Dal lato del franchisor rappresenta il concentrato della propria esperienza e del proprio modello di business.

Il manuale operativo è quindi uno degli strumenti, insieme alla formazione e al supporto, attraverso il quale il franchisor trasmette ai suoi affiliati tutte le conoscenze necessarie per replicare il successo del suo business e sarà per questo una sua grande responsabilità predisporre accuratamente il documento e renderlo di facile fruizione.

Il manuale operativo a prescindere dal settore merceologico, ha un organizzazione logica che di solito risponde a determinati requisiti e standard, per meglio organizzare e definire responsabilità e procedure di lavoro, che altrimenti potrebbero venire lasciate all'improvvisazione.

Le linee guida base per la creazione di un manuale operativo prevedono che i suoi contenuti siano molto vari ed eterogenei: oltre ad un indice molto specifico e ben definito, il manuale operativo dovrà prevedere un'introduzione al progetto, modalità operative per rendere fluido il processo di apertura e di avviamento dell'attività, indicazioni legali, amministrative e contabili, consigli per la gestione delle risorse umane, norme comportamentali, procedure e istruzioni che riguardano il prodotto/servizio offerto, e così via.

Ogni argomento dovrà essere trattato in modo completo ed esauriente, tenendo conto però che caratteristica fondante del know-how è di essere soggetto ad evoluzione, miglioramenti ed adattamenti, per meglio rispondere all'esigenze di mercato, e può quindi arricchirsi di nuovi contenuti, anche grazie all'apporto degli affiliati della rete. Va da se, che anche il contenuto del manuale operativo sarà periodicamente sottoposto, in tutto o in parte, ad aggiornamenti e modifiche.

La predisposizione del manuale operativo, richiede quindi un certo impegno da parte del franchisor, che spesso, soprattutto all'inizio dell'attività di sviluppo, non riesce a cogliere la vera importanza dello stesso documento.

Come abbiamo già accennato, il manuale operativo non è il solo a descrivere il know-how e non è l’unico strumento da utilizzare per il suo trasferimento, ma certamente uno degli elementi/obblighi più importanti, nonché previsto dalla legge. Spesso, infatti, il know-how è composto da elementi che non possono essere messi per iscritto, come ad esempio tutte quelle “conoscenze teorico- pratiche” che vengono trasmesse oralmente e con la pratica, mediante il supporto e la formazione, tema che verrà trattato nei prossimi articoli sull'argomento.

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